Grandes Geradores de Resíduos

Para entender melhor

     Como sugestão de um colega leitor do Blog, trago a todos um “resumo” sobre este assunto para que possamos entender melhor.

     Pelo começo... em 16 de fevereiro de 2016 foi assinada a Lei Distrital 5.610/2016 (https://www.legisweb.com.br/legislacao/?id=316678) que define que os grandes geradores de resíduos são obrigados a gerenciar os resíduos que produzem.

     Pela lei, o Governo do Distrito Feral (GDF) considera que Grandes Geradores de Resíduos são aqueles que produzem DIARIAMENTE, em média, MAIS de 120 litros de lixo não reciclável e orgânicos – exemplo: papel higiênico, fralda descartável, peças de louça, restos de comida em geral, borra de café, papel engordurado... estes resíduos deverão ser acondicionados em saco cinza e permanecer dentro do estabelecimento até serem levados ao caminhão de coleta contratado. O que conta para a lei não é o tamanho da área ocupada e sim a quantidade de lixo produzida por dia.

      Todo o lixo produzido no DF deve ser transportado ou para o recém-inaugurado Aterro Sanitário de Samambaia ou para o Lixão da Estrutural – que deveria ter sido desativado em 2014.

     A classificação não vale para as residências ou condomínios residenciais, pois já têm suas responsabilidades classificadas pela lei Federal 12.305/2010. (http://www.mma.gov.br/port/conama/legiabre.cfm?codlegi=636)

     A lei determina que a coleta e o transporte possam ser realizados por meios próprios ou por empresas terceirizadas AUTORIZADAS pelo Serviço de Limpeza Urbano do Distrito Federal (SLU).

    Tanto os Grandes Geradores de Resíduos quanto os prestadores de serviços deverão realizar  cadastro no (SLU) através do site: http://www.slu.df.gov.br/component/k2/item/2437.html .

     O responsável pelo estabelecimento deve declarar a quantidade, os tipos de resíduos produzidos, nome da empresa contratada para coleta e local para onde os rejeitos serão enviados. È de sua responsabilidade o processo de ponta a ponta, desde a separação do lixo até a sua disposição final.

     O prestador de serviços deverá encaminhar a documentação solicitada pelo SLU para que possa estar em uma lista de empresas autorizadas para realização dos serviços.

Lembrando que os Grandes Geradores de Resíduos só poderão contratar prestadores de serviços autorizados.

     A responsabilidade da fiscalização será da Agência de Fiscalização do Distrito Federal (AGEFIS). Nos casos de irregularidades os Grandes Geradores estarão sujeitos às penalidades da lei que variam entre a multa (R$500,00 a R$20 mil) ou até mesmo ter o estabelecimento interditado.

     A intenção do GDF é desonerar os cofres ao não precisar realizar mais esta coleta de resíduos e reverter esta economia de volta à população em serviços. Por outro lado há o questionamento por parte dos Grandes Geradores de Resíduos que não terão a redução na Taxa de Limpeza Pública (TLP) e ainda terão o novo custo com a coleta dos resíduos não recicláveis.

     Ontem (22/02) o governador Rodrigo Rollemberg assinou novo decreto, segundo ele, atendendo às demandas de algumas entidades empresarias, alterando e escalonando o cronograma para implantação e obrigatoriedade da coleta dos resíduos não recicláveis.

Ficando desta forma:

Para os Grande Geradores de Resíduos privados:

• produção de + 2.000 litros por dia - 31/07/2017
• produção de + 1.000 litros por dia - 31/10/2017
• produção de + 120 litros por dia - 31/12/2017

     Faz parte também deste decreto que, Geradores públicos, órgãos e entidades da administração direta e indireta do Distrito Federal e aos demais entes estabelecidos em Brasília, a exemplo de ministérios e embaixadas. - 31/12/2017

     Os Grandes Geradores que surgirem depois desses prazos terão até 60 dias para se cadastrar. A partir das datas estabelecidas, o SLU encerrará os serviços de coleta, transporte, tratamento e disposição final dos resíduos dos grandes geradores. É o caso de empresas de prestação de serviços, terminais rodoviários, aeroportos, shoppings, supermercados, restaurantes, padarias, lanchonetes e bares.

     A partir das datas previstas no cronograma, o SLU encerrará os serviços de coleta, transporte, tratamento e disposição final dos resíduos dos grandes geradores. Com isso, a prestação dos serviços de coleta e transporte de lixo deve ser feita pelos que integram esse grupo, por meio de serviço próprio ou contratação de empresa cadastrada no SLU.

Carnaval Condominial

O Carnaval e o seu Condomínio

     Carnaval bate à porta do povo brasileiro e de nossos condomínios também! 

  Nos condomínios uma parte dos moradores viaja, para aproveitar o feriado e os dias de festa. A outra parte se divide nos condomínios, entre os que querem apenas descansar e os que querem aproveitar o Carnaval.

   Hoje ainda é quarta-feira, e cabe aos colegas síndicos, encontrar um meio termo que agrade a estas duas partes, onde é possível festejar e por que não, descansar também.

     Aos condôminos que vão viajar, geralmente ficam fora de 4 a 6 dias - é bom lembra-los de algumas coisas que são de grande valia:

                Ao sair, fechar os registros de água, gás e se possível, desligar os disjuntores;

      Peça que confiram se todas as torneiras estão fechadas. Fechar os registros é a melhor ideia, Retirar das tomadas os eletrodomésticos, fechar o registro de gás. Segurança nunca é demais.

    Se no período de ausência, alguém for limpar o apartamento, deixar avisado na portaria, quem vai e que dia irá.

     Nos dias atuais, de grande exposição nas redes sociais, evitar falar que viajará, que estará fora por um período, postar fotos da viagem quando ausente. A grande maioria das redes sociais é aberta, não sabemos e não há como controlar que as visualiza.

     Nos avisos do condomínio, lembrar aos moradores as boas regras de convivência;

        - Horários de funcionamento das piscinas;

       - Quantidade de visitantes permitidos, por unidade, para uso das piscinas e de salões de festas;

        - Controle e volume de som;

        - Quando o caso, a entrega prévia da lista de convidados;

     Converse com seus colaboradores, confira a escala de serviços, principalmente, nos dias de segunda e terça-feira de Carnaval. Tenha muita atenção a este ponto, nestes dias a escala costuma ser reduzida e por motivo de haver um movimento maior no condomínio, principalmente em áreas comuns/lazer, há a necessidade de uma maior e frequente limpeza e higienização dos espaços.

Aproveite e veja como seu prestador de serviços, que cuida da sua piscina irá trabalhar nestes dias. A previsão é de muito sol e calor – piscinas cheias!

     Peça cuidado com garrafas e copos de vidro em espaços comuns. Alguns condomínios permitem o consumo de bebidas, sempre bom lembrar que o consumo de bebida por menores de idade é proibido.

     Na portaria o cuidado com a segurança nestes dias deve ser redobrado, o movimento de pessoas estranhas ao condomínio é grande.

Reforçar com os Agentes de Portaria a identificação de todos que forem entrar no condomínio;

   Verificar se as câmeras se estão gravando normalmente, cercas e alarmes estão funcionando – ainda há tempo para verificar e testar;

Pedir atenção especial aos portões de acesso

     Confira o “Livro de Registro”, se esta em ordem e acessível;

    Caso ainda não tenha na portaria, deixe uma lista com os telefones emergenciais: Polícia, Bombeiros, Ceb, Caesb, empresa de manutenção de portões, câmeras, dos serviços essenciais em resumo e claro... do síndico (a).

   No mais, que todos aproveitem da melhor e mais segura forma possível estes dias de festa.

Não esquecendo – Se beber não dirija e se for dirigir, não beba.

Previsão Orçamentária - Parte 2

DESPESAS / RUBRICAS

Como proceder

     No post anterior sobre previsão orçamentária, falamos dela num todo, por onde começar, o que é despesa ordinária, o que é despesa ordinária, o que pode e o que não pode.

     Hoje vamos começar a montar efetivamente nossa previsão orçamentária.

     Vamos falar sobre da organização e as Contas também chamadas de rubricas.

     Para uma melhor organização, entendimento de todos na hora da apresentação, mas principalmente para não correr o risco de esquecer um item vamos nos organizar por assuntos, por tópicos. Temos vários tipos de despesas, vou citar abaixo, apenas uma sugestão de organização, como cada condomínio é único e exclusivo:

                Despesas Administrativas;

                Despesas com Pessoal;

                Despesas de Consumo ou Correntes;

                Despesas Bancárias;

                Despesas com Manutenção e/ou Material;

                Despesas com Serviços;

     Basicamente são estas as Despesas Ordinárias dos condomínios, os tipos de despesas que devem fazer parte da Previsão Orçamentária, podendo de acordo com o condomínio ter outras nomenclaturas, mais ou menos tipos de despesas.

Por que separamos por tipos de despesas?

     Organização e Controle.

     Quanto mais organizado, mais fácil de fazer a Previsão Orçamentária, menor a chance de esquecer uma conta/rubrica, melhor a apresentação, melhor a compreensão, menores os questionamentos.

    Cada tópico deste seria como uma conta Macro, ao terminarmos de montar nossa previsão orçamentária, teremos, por exemplo, um valor total previsto com Despesas com pessoal no valor de R$ 20.000,00 – valor este que representará 45% do total de nosso orçamento.

     Em posts futuros, quando formos trabalhar com redução de custos, estes valores serão muito importantes.

     Após a definição dos tópicos, tipo de despesas, vamos preenchê-los com as contas / rubricas.

   Dentro de cada TIPO de despesa, devemos citar as despesas que devem ser provisionadas, por exemplo, as Despesas Administrativas;

                Despesas Administrativas

                               Pro-labore

                               Despesas com a Contabilidade

                               Cartório

                               Correio

                               (...)

                Despesas com Pessoal

                               (...)

     Como falado anteriormente, esta descrição é apenas para exemplificar. Pode haver condomínios que considerem Pró-labore do síndico como Despesas com Pessoal, vai de cada condomínio, dentro de uma lógica é claro, a locação das contas /; rubricas.

Atenção e Cuidados

Ao realizar a Previsão Orçamentária tenha muita atenção em 3 pontos principais – que já valerão como dica:

Primeiro:

                Não se provisiona Despesas Extraordinárias – falamos bem no post anterior de Previsão Orçamentária sobre isso, mas não custa ressaltar. Despesa extraordinária – receita extraordinária – Assembleia Extraordinária.

Segundo:

                Peça a sua Administradora / Contabilidade que separe o que é Material e o que é Serviço. São coisas diferentes, itens diferentes e separados, observarão diferenças que dependendo do condomínio poderá ocorrer uma disparidade entre um item ou o outro. Desta forma ficará mais organizado, e ganhará muito mais no controle das duas rubricas;

Terceira e mais importante:

                Nunca, mas nunca utilize um Tópico ou rubrica com a palavra - Diversos (as). Desculpem-me, mas isto não existe. Coloque-se no lugar de quem vê, de quem lê, uma previsão de despesas com o nome Diversos. O que é Diversos? Eu entendo Diversos como indefinido. Como provisionar o indefinido?

                Ah..., mas acontecem gastos ordinários que não estavam previstos, ocorrem imprevistos... sim, claro !

                

     Por isso, antes de começarmos uma Previsão Orçamentária temos que estar com os Balancetes em dia, rever todos os gastos que ocorreram durante o período anterior, separar em Tópicos todas as rubricas – assim a chance de esquecer algo ou não provisionar, caem muito. Se ocorrer algo não previsto mesmo assim e não tiver saldo em Caixa para realizar a despesa que se se convoca uma Assembleia Extraordinária, como dito é uma emergência, uma urgência, não há problema algum nisso.

O que não se pode é querer prever o imprevisto !

Conselho Fiscal

TÃO IMPORTANTE QUANTO

   Sempre em todas as assembleias ordinárias que presidi ou fui participante como candidato à síndico, sempre destaquei no final do meu discurso a importância de um bom Conselho Fiscal.

    Um bom Conselho Fiscal é tão importante quanto um bom síndico.

     Tenha calma, não é a intenção do post de hoje, diminuir a importância do síndico ou superestimar a função do Conselho Fiscal. Acredito que já haja leitores pensando: quem Administra o condomínio é o Síndico ! O Conselho Fiscal tem suas funções e atribuições pré-definidas na Convenção do Condomínio e que geralmente se limitam a “verificar” os balancetes.

     Se você pensou assim, apenas sugiro que continue a leitura do post, talvez mude de ideia.

     A primeira vez que fui síndico, no prédio onde morava, assumi em uma situação atípica, sem qualquer experiência condominial. Tive três conselheiros na mesma situação, mas oque me cobraram e o que me questionaram, acredito que só me fez bem e me fez crescer.

  Um Conselho Fiscal/Administrativo/Consultivo são a representação do restante dos moradores do condomínio apesar não obrigatório em muitas Convenções. Considero a atribuição mais importante do Conselho Fiscal defender e representar o interesse comum dos condôminos.

     O Conselho Fiscal é o caminho de comunicação entre a Administração e os moradores.

Quando as coisas não vão bem, um Conselho Fiscal atuante e presente são os primeiros, a saber, e os primeiros a dizer.

     Conselho Fiscal tem que estar perto da Administração do Condomínio. Infelizmente, na maioria dos casos, trabalham com as notícias “de ontem”, com informações de balancetes de fatos que já ocorreram. Mas caso tenha alguma dúvida, algum problema, caso haja alguma irregularidade, são os membros do Conselho Fiscal que irão apontar e cobrar no primeiro momento informações sobre o ocorrido com o síndico.

     Agora imaginem se isto ocorrer três meses depois do fato, por motivo de atraso de entrega de balancetes ou por falta de análise mesmo? O que mais poderá ter de dúvida ou de erro por parte da Administração neste tempo. O que pode acontecer com o condomínio neste período? Sempre a maior dúvida e preocupação dos moradores são referentes à parte financeira. E sabemos que comentários começam a borbulhar no condomínio (e com razão).

     Mas... se o a Administração/o síndico não estiver errado? For apenas uma má interpretação ou falta de informação.

Percebem o problema que já foi criado? Problema criado para o síndico que é alvo de comentários, problemas para o Conselho que não esta atuando e problemas para os moradores que estão pensando o que querem por não terem informações.

     Acreditem, já vi síndico ter que convocar Assembleia Extraordinária para poder esclarecer informações que estão conflituosas dentro do condomínio. Situação que poderia muito bem ser evitada.

     Vendo pelos dois lados: um bom síndico, tem suas contas em dia, balancete em ordem, trabalhando dentro da sua previsão orçamentária, realiza os comunicados necessários aos moradores, realiza orçamentos de suas compras, em resumo trabalha de acordo com o que é preciso. Qual seria o problema com o Conselho Fiscal então?

     Pelo lado do Conselho Fiscal – Se tenho um síndico que trabalha da forma descrita acima, o que ele me permite questionar, o que ele me permite dizer de contrario de sua gestão?

     Uma atuação presente do Conselho Fiscal é de extrema importância porque evita e impede que problemas e desvios financeiros aconteçam por parte dos síndicos, o que é uma segurança para todos - inclusive para o próprio síndico por dar a ele um suporte e por que não até mesmo para defendê-lo de alguma crítica relacionada às questões financeiras.

     Síndicos e Conselheiros Fiscais têm que trabalhar juntos. Sei que a previsão de um Conselho Fiscal é secundária e burocrática, mas por que não trabalharem em equipe em prol do condomínio?

     Síndicos tenham ao seu lado o Conselho Fiscal. Conversem – o que podemos fazer juntos? Ou mais simples ainda: O que eu (síndico) posso fazer para facilitar e ajudara vocês (Conselho)?

     É importante destacar que o conselho tem uma função secundária ou puramente burocrática na Administração do condomínio, mas sim, faz toda a diferença para que as contas sejam analisadas e problemas no caixa e no fundo de reserva sejam evitados, além de ajudarem os síndicos na tomada de decisões e na condução da gestão.

      Perceberá o quanto isso fará a diferença na Administração de vocês.

     Em uma época de tecnologia, por que não Compartilhar A Administração do condomínio com quem pode lhe ajudar.

Dicas da ASSFINCON:

1) Foi eleito síndico, na assembleia mesmo, pegue o contato e o email de seus conselheiros, titulares e suplentes;

2) Crie um grupo de whatsapp a com a Administração do condomínio abra um canal de comunicação entre vocês;

3) Marque uma reunião o mais rápido possível entre vocês todos, importante tomar a iniciativa do contato, da relação;

4) Conversem, definam os meios de comunicação (preferência por escrita), prazos, assuntos a serem debatidos...;

5) Tenha reuniões em prazos regulares com o Conselho Fiscal, o contato pessoal é importante demais hoje em dia;

6) Tem algum assunto a resolver na sua gestão que lhe gera dúvida, ou que você acredita que possa vir a gerar dúvidas, compartilhe, converse;

7) Se possível, debata sobre pautas de Assembleias extraordinárias, pode se surpreender com o resultado desta ação, agradando com assuntos que os moradores desejam;

8) Urgência, emergência, comunique-os, eles são os melhores porta-vozes de sua gestão para os moradores.

Organização

SE ORGANIZE

     Acho que a moeda de maior valor que temos hoje é o tempo. Por isso o tema de hoje.

   Tratamos de alguns assuntos mais pesados, polêmicos durante a semana (e voltaremos neles), mas hoje é sexta-feira, dia de tratar de assunto mais leves, mas não menos importantes.

     Tratamos sobre Previsão Orçamentária, Notas Explicativas em Balancetes e sobre a Inadimplência e se lermos com atenção, perceberemos que em todos os assuntos, a Organização está ali, presente e atuante.

     Há muitos condomínios que têm uma sala para Administração, uma boa estrutura, outros nem tanto. Em muitos por falta de espaço ou estrutura condominial, a “Sala da Administração” acaba sendo na própria residência do síndico (a), do administrador (a).

     Independente do tamanho de sua estrutura ou de onde ela seja, esteja em dia com a organização de tudo que se trata sobre o seu condomínio.

    Utilize-se de todo material de escritório que for necessário, (faça previsão em seu orçamento), não vejo isso como uma despesa e sim como investimento.

      

     Tenha uma folha em sua mesa, colada em um armário, bloco de notas de seu celular, onde for mais fácil o acesso, com o telefone e  contato de todos que prestam serviços ao seu condomínio, de preferência um local onde na sua ausência/emergência alguém saiba achar e como e quem a chamar.

     Tenha todos os seus contratos, os permanentes separados e arquivados. Tenha outra pasta para os contratos que ocorrem de forma esporádica.

     Para os contratos que são permanentes, como os de mão de obra terceirizada, gaste um tempinho, faça uma folha rosto de resumo, com os dados mais importantes: Data de assinatura, data de vencimento, valores, benefícios quando for o caso, detalhes que sejam importantes para você e para a Administração do condomínio.

     Como é o caso do Seguro do Condomínio, faça da mesma forma, só precisamos do Seguro infelizmente nas emergências – destaque primordialmente o telefone da seguradora e de seu contato.

     Tenha em separado e organizado, de preferência em uma pasta, com identificação sua Convenção de Condomínio e todas as Atas de assembleias.  

     Tenha os dados básicos de seus funcionários em uma ficha: Nome, telefone, endereço e telefone de um contato deles, nunca sabemos quando poderemos precisar.

     Muito importante ter uma planilha , tipo um check-list com as tarefas de manutenção que são esporádicas no condomínio: Dedetização, limpeza de caixa d’água, limpeza de caixa de esgoto, jardinagem, manutenção de portas corta-fogo..., listando todas, coloque as datas em que foram realizadas e quando será a próxima manutenção, acompanhe.

     Tenha uma pasta somente para contas a pagar e outra para contas pagas.

    Tenha as contas a pagar em ordem cronológica, hoje muitos síndicos (as) já utilizam a internetbank para o pagamento de seus boletes, dentro do possível, lance todos os boletos da semana com data programada para débito, adiantará em muito o seu serviço.

    Deixe as contas pagas separadas, já com toda documentação que é necessário para envio à contabilidade. Muitas Administradoras têm o serviço de coleta semanal ou de acordo com a solicitação do cliente, utilize-se deste serviço, quando encerrar o mês verá que sua documentação contábil já estará bem adiantada – o que em resultado adiantará a entrega de seu balancete, uma vez que de acordo com o que entrega as Administradoras também já vão adiantando o processo.

     Como foi falado no post anterior, tenha sua inadimplência planilhada, organizada e em separada de outros assuntos – este assunto é muito específico.

Em resumo, se Organize, você terá mais tempo!

Dicas da ASSFINCON:

1. Organiza = ganhar tempo e eficiência;
2. Utilize os recursos e tecnologias possíveis para melhor organização;
3. Há pastas à venda, que há como organizar as contas a pagar, separando-as por dia, é uma opção;
4. Tenha separada e guardada sua previsão orçamentária;
5. Tenha uma pasta para advertências e multas bem guardada;
6. Caso não coloque nos balancetes, guarde em uma pasta todos os orçamentos realizados, de preferência em ordem cronológica, você precisará deles um dia, com certeza;
7. Realize esta organização também em seu computador, tenha um diretório para o Condomínio, abra pastas e guarde os arquivos por assunto;

Inadimplência

INADIMPLÊNCIA

O que VOCÊ precisa saber e PODE fazer

     Um dos maiores desafios das atuais Gestões Condominiais é a luta contra a Inadimplência Condominial. Existem várias “receitas”, “planos”, “pacotes” contra a Inadimplência, alterações com o Novo Código Civil, que vieram para ajudar, dar celeridade ao processo..., tudo isso bem interessante e nos da assunto para várias postagens, mas o post de hoje não vai tratar de nada disso.

     O maior responsável pela diminuição da inadimplência em seu condomínio é VOCÊ – síndico, administrador do condomínio! Isso mesmo é VOCÊ.

Uma boa assessoria jurídica é essencial, não estou dizendo que não é necessária, ao contrário é primordial, mas VOCÊ é o responsável pela Administração do Condomínio.

     Vou te provar agora como o responsável pela baixa inadimplência é VOCÊ:

VOCÊ precisa da determinação em Convenção, regimento Interno ou ata de assembleia de quanto tempo, quantas parcelas de condomínio podem ficar em atraso para que possa ser encaminhado o inadimplente ao jurídico para ajuizamento. Este é o ponto de start, se não tem as regras do jogo por escrito e homologadas pelo condomínio, você não tem um parâmetro, uma regra para pode começar os processos. Se precisar consulte seu jurídico para orientá-lo (a) de como proceder para convocar esta assembleia.

     VOCÊ já tem uma regra, mas o prazo é muito grande – faça uma assembleia- altere. Leve os dados de inadimplência, apresente aos moradores, mude isto. Estabeleça um prazo – 60, 90 dias, mas não aconselho prazos maiores.

     VOCÊ já tem a regra e um prazo legal, tudo aprovado pelo condomínio.

Próximo passo:

     VOCÊ acompanha a sua inadimplência? Não questiono se tem uma empresa de contabilidade, uma assessoria jurídica. A pergunta é: VOCÊ acompanha a sua inadimplência?

     Sabe quantas unidades devem uma taxa condominial, quantas devem três taxas, quantas estão em acordo, quantas estão em processo judicial?

VOCÊ pode até me dizer que – é só pedir às empresas contratadas para realizar estas tarefas que lhe enviam os relatórios, mas qual foi a última vez que VOCÊ acompanhou estas informações?

     Não estou aqui denegrindo nenhuma empresa que realiza estes serviços, poderia enumerar uma série de empresas que realizam estes serviços de forma séria e competente no Distrito Federal, longe disso.

     Mas VOCÊ, como o gestor condominial poderá informar aos seus moradores, Conselhos Fiscais, em que situação esta a inadimplência do condomínio? Irá entregar um relatório e pronto?

      Não !!!!

     Deve responder de pronto: há “x” unidades inadimplentes, mas ainda dentro prazo para mandar ajuizar, que dá o valor “x”; as unidades “x” já fizeram acordo e já estão pagando, estou encaminhando para o jurídico “x” unidades para serem ajuizadas, “x” unidades já estão com o processo em andamento, tem audiência da unida “x” no dia tal, já estamos recebendo os valores das unidades “x”.

Percebem a diferença?

     Como faço isso?

     VOCÊ terá mais trabalho, uma vez só! Planilhe toda a inadimplência, sugiro que separe como escrevi acima: inadimplentes no prazo, inadimplentes fora prazo para ajuizamento, acordos e unidades já ajuizadas, datas de vencimentos, valores atualizados, totalize os valores, tenho a certeza que se surpreenderá com o resultado.

     VOCÊ já tem as regras, os prazos e as informações necessárias, próximo passo e o mais importante:

     Trabalhe com seus parceiros – Administradora e jurídico. Faça uma visita, ou os convide para ir ao seu condomínio, mas é importantíssimo o encontro de forma pessoal.

Revisem unidade por unidade, caso a caso, conversem, pergunte, questione tomem as providências que forem necessárias trabalhem em conjunto.

Tenho a certeza que sua planilha será alterada e que as três partes sairão satisfeitas desta reunião.

     Agora VOCÊ tem regras, prazos, informações e o controle.

     Já teve todo o trabalho, vem a parte mais fácil que infelizmente é a que menos é feita: o Acompanhamento.

   VOCÊ já tem tudo nas mãos que precisa saber e fazer sobre sua inadimplência, acompanhe-a agora, alimente sua planilha, atualize-a. VOCÊ só terá continuidade nos resultados se assim o fizer. Uma, duas vezes por mês, não mais que isso, com pouco tempo poderá ter todas as informações atualizadas e assim poder tomar as ações necessárias em um curto prazo de tempo.

    Desculpe-me, por utilizar a palavra VOCÊ todas as vezes em “Caixa Alta”, a ideia é enfatizar que VOCÊ pode fazer a diferença na Inadimplência no seu condomínio.

Dicas da ASSFINCON:

11ª)  VOCÊ precisa ter o controle da sua inadimplência;

22ª) Tenha bons parceiros: Administradora, Assessoria Jurídica - trabalhe em parceria, sintonia, o resultado será bom para todos;

33ª) Conhecer o Novo Código Civil, elaborar planos diferenciados, tudo isso é bom, mas de nada adianta se VOCÊ não tiver o Controle da sua Inadimplência;

44ª) Peça à sua Assessoria Jurídica o número dos processos que já estão em trâmite, VOCÊ poderá acompanha-los pela internet, realizando um cadastro, receberá informações direto na sua conta de email;

55ª) Não se esqueça, VOCÊ pode fazer a diferença na inadimplência do seu condomínio.

Notas Explicativas em Balancetes

NOTAS EXPLICATIVAS

USAR OU NÃO USAR?

     Quando fui síndico pela primeira vez e minha Administradora na época falava em incluir uma Nota Explicativa em meu balancete, me gerava grande preocupação e verdadeira aversão à sua inclusão, me passava impressão de algo incorreto, que havia feito algo errado.

     Com o tempo e adquirindo experiência vi que não era bem por aí, hoje penso o contrário. A correta utilização de uma Nota Explicativa pode ser muito útil e de grande valia para o síndico e também por que não, para a Administradora.

     Vamos lá!

   As utilizações de Notas Explicativas em Balancetes ocorrem em várias situações, vejamos alguns exemplos:

- Falta de uma Nota Fiscal, documento contábil do referido mês;

- Destacar uma despesa maior do que a prevista ou até mesmo imprevista;

- Movimentação entre as contas do condomínio (Caixa x Banco x Fundo de Reserva x Fundo de Obras...);

- Informar (em anexo a uma Nota Fiscal) detalhes de uma despesa, independente de qual for, para maior compreensão à sua leitura, para enriquecimento de informações, tanto para Conselho Fiscal quanto à sua prestação de contas;

     Em todos os casos, solicite à sua Administradora que emita a Nota Explicativa, ela tem o objetivo de informar e destacar detalhes importantes sobre o fato ocorrido, para que não gere dúvidas sobre o assunto, detalhes que não são visíveis ou necessitam de informações complementares, em papel timbrado da Administradora e com espaço para você – síndico (a) assinar.

     Em condomínios, nas prestações de serviços necessárias do dia-a-dia, dependemos de serviços de terceiros, nas mais variadas situações e em alguns casos de forma emergencial, nem sempre dá para obter a Nota Fiscal de imediato. O mês fecha, a Administradora cobra a documentação..., fornecedor ou prestador atrasa na entrega..., Administradora cobrando, seu balancete em aberto por falta de 1 (um) documento.

Feche seu balancete – Lance uma Nota Explicativa.

Importantíssimo dizer: Notas Explicativas, por elas mesmas, não possuem propriedades ou valor contábil, quando visam justificar um fato contábil. Não gera crédito ou débito delas.

Dica: Corra atrás deste documento contábil e o inclua no próximo Balancete.

     Casos de uma manutenção não prevista troca de uma fechadura magnética, pintura de uma parede ou local que sofreram vandalismo, etc.; apesar de serem despesas ordinárias de manutenção com previsão orçamentária, a Nota Explicativa complementa com informações que não constariam na Nota Fiscal/documento contábil sobre o ocorrido – só têm a ajudar.

     Se durante o mês, por exemplo, retirar parte do dinheiro do Fundo de Reserva que está em uma Conta Poupança e aplica-lo em CDB é importante uma Nota Explicativa, registrando esta transação, esta movimentação, facilitará e muito a visualização aos Conselheiros Fiscais do fato ocorrido, adiantará e eliminará uma série de possíveis questionamentos que poderiam ocorrer desnecessariamente.

     Não estou aqui defendendo a utilização de Notas Explicativas ao lugar de documentos contábeis (até mesmo por que não tem validade) ou uso indeliberado.

A intenção deste post é informar a você síndico (a), que o correto uso de Notas Explicativas em seu Balancete, só ajudará na sua demonstração contábil mensal, gerando mais informações aos seus Conselheiros, demonstrando maior transparência em sua gestão que em consequência maior confiança e credibilidade em seu serviço.

Dicas da ASSFINCON:

1ª) Utilize Notas Explicativas sempre que necessário;

2ª) Notas Explicativas devem ser emitidas pela sua Administradora e obrigatoriamente terem sua assinatura;

3ª) Nota Explicativa não é documento contábil;

4ª) Antes a utilização de uma Nota Explicativa do que um Balancete em aberto ou muito atrasado;

5ª) Notas Explicativas, muitas vezes ajudam na transparência de sua gestão e geram confiança e credibilidade no seu trabalho, utilize-as com sabedoria.

Previsão Orçamentária - Parte 1

PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA

Nos próximos meses em uma grande porcentagem de condomínios no Distrito Federal, deverá ocorrer a Assembleia Geral Ordinária (AGO).

Independente se haverá eleição/troca de síndico é de responsabilidade exclusiva da atual administração, leia-se: do síndico, a apresentação da Previsão Orçamentária para o próximo período de gestão o que na grande maioria das vezes, implicará no aumento da taxa de condomínio ordinária, motivo sempre de grande quórum.

Como fazer uma planilha orçamentária que atenda às necessidades do condomínio 

e não onere demais aos condôminos?

Esta é a primeira e maior dúvida de todos os síndicos quando pensam em Previsão Orçamentária e sim, é possível!

Abaixo irei listar as perguntas mais frequentes que nos realizam sobre Previsão Orçamentária, tema que semanalmente virá ao Blog, devido à importância do assunto e quantidade de detalhes que o cercam:

Preciso fazer a Previsão Orçamentária do Condomínio por onde começo?

R – Em geral a Previsão Orçamentária baseia- se na vida passada do condomínio com a projeção futura das despesas ordinárias com a previsão de seus respectivos aumentos. Mantenha seus balancetes em dia, suas informações sobre o passado de seu condomínio serão de extrema importância para uma boa Previsão Orçamentária;

Qual a diferença entre despesas Ordinárias e despesas Extraordinárias?

R – Basicamente as despesas ordinárias são os gastos rotineiros para a manutenção do condomínio como: salários, pró-labore, água, luz, limpeza, manutenções e conservações (áreas comuns à todos), seguro, itens de segurança (ex.: extintores)... + fundo de reserva (quando for o caso).  Já despesas extraordinárias, como o próprio nome já diz, são despesas extras, não rotineiras ao condomínio, que podem vir a ser: emergenciais, imprevistos, de melhorias, ampliações, aquisições...;

Disponibilizo link da Lei 8.245/91, onde em seus artigos 22 e 23 se descreve quais gastos em um condomínio são ordinários e quais são extraordinários. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8245.htm ;

Estou querendo trocar os equipamentos da academia, posso aproveitar e colocar na previsão orçamentária?

R – Não. Como se trata de uma melhoria, aquisição – despesa extraordinária, a despesa deve ser aprovada em uma Assembleia Extraordinária (AGE) de quórum específico para isto. Não aconselho no dia da AGO que dentro da Previsão Orçamentária, sejam inclusas Despesas Extraordinárias, pois legalmente não é permitido e pode tumultuar sua Assembleia e até mesmo dar motivo para que seja impugnada.

Baixei uma planilha pela Internet, tem como fazer por ela?

R – Como referência, até pode ser usada. Na internet há centenas de planilhas “prontas” para ajudar na realização da Previsão Orçamentária Condominial, mas cada condomínio é único, exclusivo, tem suas particularidades.

Com base em seus balancetes, em suas despesas, monte a sua planilha do seu condomínio. Caso queira ou não tenha este tempo, solicite à sua Administradora (quem realiza a Contabilidade do seu condomínio), com certeza eles irão lhe enviar uma planilha bem mais de acordo com a sua realidade.

No meu condomínio, quem faz a Previsão Orçamentária é a Administradora que realiza a nossa Contabilidade, preciso me preocupar?

R – Sim! Vamos por partes... Precisa se preocupar em estar com os balancetes em dia, para que a Administradora tenha dados suficientes para realizar da forma adequada sua Previsão Orçamentária.  Solicite à Administradora sua Previsão Orçamentária com antecedência razoável antes de sua AGO – 15 a 20 dias é um bom período. A conferência dos valores utilizados e propostos também é de sua responsabilidade. Por mais que a Planilha Orçamentária tenha sido feita pela sua Administradora e que ela tenha um representante em sua AGO, não se esqueça que você é o síndico(a), os moradores vão questionar, perguntar a você. Então conheça bem sua Previsão Orçamentária, esteja preparado (a) para defendê-la.

Como faço quanto ao Rateio das despesas Ordinárias?

R – Quanto ao rateio das despesas ordinárias há duas formas: Fração Ideal e a de forma igualitária entre as unidades. Há muito debate sobre este assunto, sobre o que é justo ou não, sobre o que é correto ou não. Por enquanto o correto é seguir exatamente o que está na Convenção do seu condomínio. Caso surja debate sobre o assunto na AGO, ouça as partes envolvidas, com calma, mas explique que até segunda ordem, você esta seguindo a Convenção do Condomínio.

Tenho uma inadimplência de 12% tenho que fazer previsão também?

R – Sim. Se você tem uma Previsão Orçamentária mensal de R$50.000,00 e um histórico de inadimplência mensal de 12%, todo mês faltarão R$6.000,00. Infelizmente é um remédio amargo, mas necessário para a boa saúde financeiro do condomínio. O assunto inadimplência em condomínio e Previsão Orçamentária são bastante conflituosos e que geram grande debate (adimplentes pagando a mais pelos inadimplentes), por isso, em próximos posts aqui no blog, tratarei este assunto em particular.

Este é o primeiro post de vários que teremos aqui no Blog da ASSFINCON, espero ter ao menos conseguido dar um primeiro Norte para você que em breve terá que realizar sua Previsão Orçamentária.

O assunto Previsão Orçamentária Condominial é bem extenso e com muitos detalhes, semanalmente traremos um post em nosso Blog sobre ele.

Tem alguma dúvida sobre o assunto, que saber sobre algo específico, entre contato:

Email: assfincon@gmail.com

Tel/whats: 61 99633-9887

Dicas ASSFINCON:

1ª) Tenha em dia seus balancetes;

2ª) Esteja atento aos tipos de despesas previstas;

3ª) Inflação 2016: 6,29%, previsão 2017: 4,5%

4ª) Atenção aos contratos de manutenção - seus índices de aumento e suas datas;

5ª) Acompanhe de perto a inadimplência do seu condomínio, isso faz muita diferença;

6ª) Projete uma “folguinha” na sua Previsão Orçamentária, 2017 ainda será um ano muito difícil;

7ª) Cuidado com despesas como: água e energia elétrica, fique atento aos valores de CONSUMO, não se apegue somente aos valores cobrados, a previsão pode ficar defasada;

8ª) Ainda há tempo para mudanças, coloque-as em prática, surpreenda a AGO com sua Previsão Orçamentária.

9ª) Assfincon: #gerandoeconomia; #otimizandogastos