Organização

SE ORGANIZE

     Acho que a moeda de maior valor que temos hoje é o tempo. Por isso o tema de hoje.

   Tratamos de alguns assuntos mais pesados, polêmicos durante a semana (e voltaremos neles), mas hoje é sexta-feira, dia de tratar de assunto mais leves, mas não menos importantes.

     Tratamos sobre Previsão Orçamentária, Notas Explicativas em Balancetes e sobre a Inadimplência e se lermos com atenção, perceberemos que em todos os assuntos, a Organização está ali, presente e atuante.

     Há muitos condomínios que têm uma sala para Administração, uma boa estrutura, outros nem tanto. Em muitos por falta de espaço ou estrutura condominial, a “Sala da Administração” acaba sendo na própria residência do síndico (a), do administrador (a).

     Independente do tamanho de sua estrutura ou de onde ela seja, esteja em dia com a organização de tudo que se trata sobre o seu condomínio.

    Utilize-se de todo material de escritório que for necessário, (faça previsão em seu orçamento), não vejo isso como uma despesa e sim como investimento.

      

     Tenha uma folha em sua mesa, colada em um armário, bloco de notas de seu celular, onde for mais fácil o acesso, com o telefone e  contato de todos que prestam serviços ao seu condomínio, de preferência um local onde na sua ausência/emergência alguém saiba achar e como e quem a chamar.

     Tenha todos os seus contratos, os permanentes separados e arquivados. Tenha outra pasta para os contratos que ocorrem de forma esporádica.

     Para os contratos que são permanentes, como os de mão de obra terceirizada, gaste um tempinho, faça uma folha rosto de resumo, com os dados mais importantes: Data de assinatura, data de vencimento, valores, benefícios quando for o caso, detalhes que sejam importantes para você e para a Administração do condomínio.

     Como é o caso do Seguro do Condomínio, faça da mesma forma, só precisamos do Seguro infelizmente nas emergências – destaque primordialmente o telefone da seguradora e de seu contato.

     Tenha em separado e organizado, de preferência em uma pasta, com identificação sua Convenção de Condomínio e todas as Atas de assembleias.  

     Tenha os dados básicos de seus funcionários em uma ficha: Nome, telefone, endereço e telefone de um contato deles, nunca sabemos quando poderemos precisar.

     Muito importante ter uma planilha , tipo um check-list com as tarefas de manutenção que são esporádicas no condomínio: Dedetização, limpeza de caixa d’água, limpeza de caixa de esgoto, jardinagem, manutenção de portas corta-fogo..., listando todas, coloque as datas em que foram realizadas e quando será a próxima manutenção, acompanhe.

     Tenha uma pasta somente para contas a pagar e outra para contas pagas.

    Tenha as contas a pagar em ordem cronológica, hoje muitos síndicos (as) já utilizam a internetbank para o pagamento de seus boletes, dentro do possível, lance todos os boletos da semana com data programada para débito, adiantará em muito o seu serviço.

    Deixe as contas pagas separadas, já com toda documentação que é necessário para envio à contabilidade. Muitas Administradoras têm o serviço de coleta semanal ou de acordo com a solicitação do cliente, utilize-se deste serviço, quando encerrar o mês verá que sua documentação contábil já estará bem adiantada – o que em resultado adiantará a entrega de seu balancete, uma vez que de acordo com o que entrega as Administradoras também já vão adiantando o processo.

     Como foi falado no post anterior, tenha sua inadimplência planilhada, organizada e em separada de outros assuntos – este assunto é muito específico.

Em resumo, se Organize, você terá mais tempo!

Dicas da ASSFINCON:

1. Organiza = ganhar tempo e eficiência;
2. Utilize os recursos e tecnologias possíveis para melhor organização;
3. Há pastas à venda, que há como organizar as contas a pagar, separando-as por dia, é uma opção;
4. Tenha separada e guardada sua previsão orçamentária;
5. Tenha uma pasta para advertências e multas bem guardada;
6. Caso não coloque nos balancetes, guarde em uma pasta todos os orçamentos realizados, de preferência em ordem cronológica, você precisará deles um dia, com certeza;
7. Realize esta organização também em seu computador, tenha um diretório para o Condomínio, abra pastas e guarde os arquivos por assunto;