Notas Explicativas em Balancetes

NOTAS EXPLICATIVAS

USAR OU NÃO USAR?

     Quando fui síndico pela primeira vez e minha Administradora na época falava em incluir uma Nota Explicativa em meu balancete, me gerava grande preocupação e verdadeira aversão à sua inclusão, me passava impressão de algo incorreto, que havia feito algo errado.

     Com o tempo e adquirindo experiência vi que não era bem por aí, hoje penso o contrário. A correta utilização de uma Nota Explicativa pode ser muito útil e de grande valia para o síndico e também por que não, para a Administradora.

     Vamos lá!

   As utilizações de Notas Explicativas em Balancetes ocorrem em várias situações, vejamos alguns exemplos:

- Falta de uma Nota Fiscal, documento contábil do referido mês;

- Destacar uma despesa maior do que a prevista ou até mesmo imprevista;

- Movimentação entre as contas do condomínio (Caixa x Banco x Fundo de Reserva x Fundo de Obras...);

- Informar (em anexo a uma Nota Fiscal) detalhes de uma despesa, independente de qual for, para maior compreensão à sua leitura, para enriquecimento de informações, tanto para Conselho Fiscal quanto à sua prestação de contas;

     Em todos os casos, solicite à sua Administradora que emita a Nota Explicativa, ela tem o objetivo de informar e destacar detalhes importantes sobre o fato ocorrido, para que não gere dúvidas sobre o assunto, detalhes que não são visíveis ou necessitam de informações complementares, em papel timbrado da Administradora e com espaço para você – síndico (a) assinar.

     Em condomínios, nas prestações de serviços necessárias do dia-a-dia, dependemos de serviços de terceiros, nas mais variadas situações e em alguns casos de forma emergencial, nem sempre dá para obter a Nota Fiscal de imediato. O mês fecha, a Administradora cobra a documentação..., fornecedor ou prestador atrasa na entrega..., Administradora cobrando, seu balancete em aberto por falta de 1 (um) documento.

Feche seu balancete – Lance uma Nota Explicativa.

Importantíssimo dizer: Notas Explicativas, por elas mesmas, não possuem propriedades ou valor contábil, quando visam justificar um fato contábil. Não gera crédito ou débito delas.

Dica: Corra atrás deste documento contábil e o inclua no próximo Balancete.

     Casos de uma manutenção não prevista troca de uma fechadura magnética, pintura de uma parede ou local que sofreram vandalismo, etc.; apesar de serem despesas ordinárias de manutenção com previsão orçamentária, a Nota Explicativa complementa com informações que não constariam na Nota Fiscal/documento contábil sobre o ocorrido – só têm a ajudar.

     Se durante o mês, por exemplo, retirar parte do dinheiro do Fundo de Reserva que está em uma Conta Poupança e aplica-lo em CDB é importante uma Nota Explicativa, registrando esta transação, esta movimentação, facilitará e muito a visualização aos Conselheiros Fiscais do fato ocorrido, adiantará e eliminará uma série de possíveis questionamentos que poderiam ocorrer desnecessariamente.

     Não estou aqui defendendo a utilização de Notas Explicativas ao lugar de documentos contábeis (até mesmo por que não tem validade) ou uso indeliberado.

A intenção deste post é informar a você síndico (a), que o correto uso de Notas Explicativas em seu Balancete, só ajudará na sua demonstração contábil mensal, gerando mais informações aos seus Conselheiros, demonstrando maior transparência em sua gestão que em consequência maior confiança e credibilidade em seu serviço.

Dicas da ASSFINCON:

1ª) Utilize Notas Explicativas sempre que necessário;

2ª) Notas Explicativas devem ser emitidas pela sua Administradora e obrigatoriamente terem sua assinatura;

3ª) Nota Explicativa não é documento contábil;

4ª) Antes a utilização de uma Nota Explicativa do que um Balancete em aberto ou muito atrasado;

5ª) Notas Explicativas, muitas vezes ajudam na transparência de sua gestão e geram confiança e credibilidade no seu trabalho, utilize-as com sabedoria.