Previsão Orçamentária - Parte 2

DESPESAS / RUBRICAS

Como proceder

     No post anterior sobre previsão orçamentária, falamos dela num todo, por onde começar, o que é despesa ordinária, o que é despesa ordinária, o que pode e o que não pode.

     Hoje vamos começar a montar efetivamente nossa previsão orçamentária.

     Vamos falar sobre da organização e as Contas também chamadas de rubricas.

     Para uma melhor organização, entendimento de todos na hora da apresentação, mas principalmente para não correr o risco de esquecer um item vamos nos organizar por assuntos, por tópicos. Temos vários tipos de despesas, vou citar abaixo, apenas uma sugestão de organização, como cada condomínio é único e exclusivo:

                Despesas Administrativas;

                Despesas com Pessoal;

                Despesas de Consumo ou Correntes;

                Despesas Bancárias;

                Despesas com Manutenção e/ou Material;

                Despesas com Serviços;

     Basicamente são estas as Despesas Ordinárias dos condomínios, os tipos de despesas que devem fazer parte da Previsão Orçamentária, podendo de acordo com o condomínio ter outras nomenclaturas, mais ou menos tipos de despesas.

Por que separamos por tipos de despesas?

     Organização e Controle.

     Quanto mais organizado, mais fácil de fazer a Previsão Orçamentária, menor a chance de esquecer uma conta/rubrica, melhor a apresentação, melhor a compreensão, menores os questionamentos.

    Cada tópico deste seria como uma conta Macro, ao terminarmos de montar nossa previsão orçamentária, teremos, por exemplo, um valor total previsto com Despesas com pessoal no valor de R$ 20.000,00 – valor este que representará 45% do total de nosso orçamento.

     Em posts futuros, quando formos trabalhar com redução de custos, estes valores serão muito importantes.

     Após a definição dos tópicos, tipo de despesas, vamos preenchê-los com as contas / rubricas.

   Dentro de cada TIPO de despesa, devemos citar as despesas que devem ser provisionadas, por exemplo, as Despesas Administrativas;

                Despesas Administrativas

                               Pro-labore

                               Despesas com a Contabilidade

                               Cartório

                               Correio

                               (...)

                Despesas com Pessoal

                               (...)

     Como falado anteriormente, esta descrição é apenas para exemplificar. Pode haver condomínios que considerem Pró-labore do síndico como Despesas com Pessoal, vai de cada condomínio, dentro de uma lógica é claro, a locação das contas /; rubricas.

Atenção e Cuidados

Ao realizar a Previsão Orçamentária tenha muita atenção em 3 pontos principais – que já valerão como dica:

Primeiro:

                Não se provisiona Despesas Extraordinárias – falamos bem no post anterior de Previsão Orçamentária sobre isso, mas não custa ressaltar. Despesa extraordinária – receita extraordinária – Assembleia Extraordinária.

Segundo:

                Peça a sua Administradora / Contabilidade que separe o que é Material e o que é Serviço. São coisas diferentes, itens diferentes e separados, observarão diferenças que dependendo do condomínio poderá ocorrer uma disparidade entre um item ou o outro. Desta forma ficará mais organizado, e ganhará muito mais no controle das duas rubricas;

Terceira e mais importante:

                Nunca, mas nunca utilize um Tópico ou rubrica com a palavra - Diversos (as). Desculpem-me, mas isto não existe. Coloque-se no lugar de quem vê, de quem lê, uma previsão de despesas com o nome Diversos. O que é Diversos? Eu entendo Diversos como indefinido. Como provisionar o indefinido?

                Ah..., mas acontecem gastos ordinários que não estavam previstos, ocorrem imprevistos... sim, claro !

                

     Por isso, antes de começarmos uma Previsão Orçamentária temos que estar com os Balancetes em dia, rever todos os gastos que ocorreram durante o período anterior, separar em Tópicos todas as rubricas – assim a chance de esquecer algo ou não provisionar, caem muito. Se ocorrer algo não previsto mesmo assim e não tiver saldo em Caixa para realizar a despesa que se se convoca uma Assembleia Extraordinária, como dito é uma emergência, uma urgência, não há problema algum nisso.

O que não se pode é querer prever o imprevisto !